Der Dateityp, die verwendete Sprache, die Lesbarkeit der Dokumente, die Struktur der Informationen und die verwendeten Bilder können zu Missverständnissen führen. Achten Sie darauf, jedes Element zu vereinfachen, damit die Informationen flüssig, klar und barrierefrei sind.

Bei Problemen können Sie sich jederzeit mit dem Support-Team von SPF BOSA in Verbindung setzen.

Wie wendet man das an?

1. Wählen Sie das richtige Format

Veröffentlichen Sie Behördeninformationen nicht im PDF-Format, da die Informationen so viel schwieriger zu finden und zu nutzen sind.

  • Veröffentlichen Sie Ihre Informationen auf einer Website, die im HTML-Format zugänglich ist

Sie können eine größere Personenzahl erreichen und diesen Personen maximalen Lesekomfort bieten, isnbesondere auf dem Smartphone.

2. Verwenden Sie eine einfache Sprache

Verwenden Sie eine einfache Sprache, die für alle verständlich ist, insbesondere für Menschen mit kognitiven Behinderungen oder Lernstörungen oder für Menschen, die die deutsche Sprache nicht richtig beherrschen. Einfache Botschaften sorgen für alle für eine deutlich bessere Kommunikation.

  • Erklären Sie technische Begriffe und Rechtsbegriffe sowie deren Abkürzungen

3. Sorgen Sie für eine gute Lesbarkeit

  • Eine aussagekräftige Überschrift
  • Kurze Sätze
  • Kurze und bündige Absätze, mit einem präzisen und klaren Text
  • Eine Schriftart ohne Serifen, vom Typ Arial oder Helvetica
  • Eine Mindestschriftgröße von 12 Punkten
  • Klare Kontraste (siehe Regelung der Kontraste)
  • Rahmen, um die wichtigsten Informationen zu präsentieren

Vermeiden Sie:

  • Komplette Sätze in Großbuchstaben
  • Unterstreichungen, außer von Links
  • Die Verwendung von Formen und Farben als einziger Methode, um eine Bedeutung zu vermitteln
  • Zu komplexe Präsentationen. Halten Sie die Texte in den Spalten kurz und bündig

Achten Sie auf Folgendes:

  • Verwenden Sie Tabellen ausschließlich für Daten. Halten Sie Tabellen einfach, vermeiden Sie das Teilen oder Zusammenfügen von Zellen.
  • Fügen Sie den Bildern oder Diagrammen stets einen Beschreibungstext hinzu. Achten Sie darauf, dass der Erläuterungstext gut zum Bild passt
  • Sorgen Sie dafür, dass der Text linksbündig ist. Vermeiden Sie die Verwendung der Funktion „Blocksatz“, mit der Abschnitte als Rechtecke wiedergegeben werden

4. Strukturieren Sie Ihr Dokument

Vorgehensweise

  • Verwenden Sie aussagekräftige Überschriften und Zwischentitel
  • Verwenden Sie nummerierte Listen (beispielsweise in einem Stufenplan)
  • Verwenden Sie keine fett gedruckten Überschriften, sondern nutzen Sie Überschriftenformate, um eine Hiérarchie der Überschriften zu erreichen: „Überschrift 1“, „Überschrift 2“ usw. … (Abschnitt „Design“ in der Symbolleiste von Word)
  • Verwenden Sie auch die richtigen Formate für Tabellenüberschriften. So ist ein Screenreader in der Lage, die Struktur einer Tabelle zu erkennen und ihren Inhalt auf verständliche Weise vorzulesen. Verwenden Sie Tabellen nie, um Spalten nachzuahmen
  • Fügen Sie keine Tabelle ein, nur weil Sie Ihren Text in Spaltenform anzeigen möchten. Verwenden Sie stattdessen die Eigenschaften Ihres CMS.
  • Verwenden Sie Überschriftenformate, da sie den Benutzern helfen, ein Dokument schneller zu navigieren. Menschen mit Lesebehinderung verwenden sie als Orientierungspunkte. Die haben auch noch andere Vorteile:
    • Die Erstellung eines automatischen Inhaltsverzeichnisses wird erleichtert
    • Wenn Sie Farbe, Größe oder Schriftart aller Überschriften nachträglich ändern möchten, müssen Sie lediglich das Überschriftenformat verändern
    • Wenn Sie Dokumente als HTML- oder PDF-Datei speichern, bleibt die Struktur erhalten und sie sind besser für die Veröffentlichung im Internet geeignet

Je nachdem, welche Version von Office 365 oder OpenOffice Sie verwenden, variiert die Vorgehensweise zur Strukturierung leicht. Im Zweifel gibt die Hilfefunktion entsprechend Auskunft.

5. Beschreiben Sie die Abbildungen

Verwenden Sie bei informativen Abbildungen einen Alternativtext, in dem Sie beschreiben, was auf der Abbildung zu sehen ist.

So machen Sie die Abbildung nicht nur zugänglich für Besucher, die nicht sehen können, auch Suchmaschinen nutzen Alternativtexte bei der Indexierung von Dokumenten.

Durchdenken Sie also die Textbeschreibung: Jemand, der nur die Alternativtexte sieht, muss dennoch in der Lage sein, die Informationen zu verstehen und die Webseite zu nutzen.

Falsche und richtige Art, ein Bild zu beschreiben

Beschreiben von Abbildungen in Word

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Abbildung und wählen Sie „Alternativtext bearbeiten“. Das Fenster „Alternativtext“ öffnet sich
  • Geben Sie im Fenster „Alternativtext“ 1 bis 2 Sätze in das Textfeld ein, um jemandem, der es nicht sehen kann, das Objekt und den Kontext zu beschreiben
  • Wenn die Abbildung ausschließlich dekorativ ist, aktivieren Sie „Als dekorativ markieren“
  • In neueren Versionen von Word können Sie auch „Beschreibung für mich generieren“ anklicken. Word verwendet dann künstliche Intelligenz, um eine Beschreibung zu generieren. Prüfen Sie diese immer gründlich und korrigieren Sie sie bei Bedarf!

Wie man Bilder in Word beschreibt

Achtung: Je nach verwendeter Word-Version können diese Schritte leicht variieren. Die Hilfefunktion gibt entsprechend Auskunft.