Wenn Sie mit einer Designagentur zusammenarbeiten, um eine Broschüre, einen Jahresbericht oder ein anderes Dokument gestalten zu lassen, dürfen Sie erwarten, eine barrierefreie PDF-Datei zu erhalten.
Geben Sie in der Ausschreibung und in der Vereinbarung mit der gewünschten Designagentur Folgendes an:
- Druckfertigen CMYK-Dokumente (Farbe)
- Barrierefreie PDF-Dateien für die Website im PDF/A-Format
Die Ihnen gelieferten Dokumente müssen folgende Eigenschaften aufweisen:
- Korrekt angebrachte PDF-Tags:
- Sprache
- Überschriftenstruktur
- Abschnitte
- Aufzählungen
- Alternativtexte für alle Abbildungen. Sie können natürlich mit dem Designer vereinbaren, dass Sie die Alternativtexte selbst beisteuern, sodass sie nur noch eingefügt werden müssen.
- Alle Hyperlinks im Dokument müssen anklickbar sein.
- Die Lesereihenfolge muss korrekt sein. Dies kann der Designer beispielsweise über die Schaltfläche „Articles“ in InDesign einstellen
- Das Dokument muss die „Reflow“-Funktion korrekt unterstützen (Bild --> neu anordnen). Das bedeutet, dass Textzeilen an der richtigen Stelle umgebrochen werden, wenn ein Benutzer den Text vergrößert. Dies kann ein Designer über die Schaltfläche „Layers“ in InDesign einstellen.
- Das Dokument darf nicht mit einem Kennwort geschützt oder mit einem Kopierschutz versehen sein (Benutzer müssen in der Lage sein, den Text frei zu kopieren, um ihn beispielsweise in ein Vorleseprogramm einzufügen).
- Die Kontrastregeln für Web-Inhalte gelten auch für PDF-Dateien.
Womit Sie eine Designagentur optional beauftragen können:
- Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses („Lesezeichenliste“) für das gesamte Dokument. In Adobe Reader und Preview unter MacOS erscheint diese Liste in einem Seitenbalken. Ein solches Inhaltsverzeichnis gestaltet die Navigation in einem langen Dokument erheblich einfacher.
- Datei durch Reduktion der Auflösung verkleinern. Eine Auflösung von 300 dpi ist mehr als ausreichend. Die Verwendung von Abbildungen in höherer Auflösung kann dazu führen, dass das Dokument langsam geladen und nicht korrekt angezeigt wird, wenn ein Benutzer versucht, zu zoomen