Lorsque vous scannez un document papier afin d’en faire un document PDF, vous devez faire particulièrement attention.
- Le document original se trouve peut-être encore dans votre ordinateur. Il est alors conseillé de mettre cette version en ligne ou d’exporter le fichier en format PDF depuis votre logiciel de traitement de texte ;
- Si le document a besoin d’une signature ou d’un cachet officiel, vous n’avez pas d’autre solution que de le scanner. Assurez-vous que le fichier PDF a été rendu consultable* grâce à l’option « ROC » disponible sur votre scanner / photocopieurs multifonctions de bureaux.
Qu’est-ce que la « ROC » ?
La reconnaissance optique de caractère (ROC) est un programme qui permet de reconnaître les lettres, les chiffres et autres caractères dans un texte sous forme d’image et de les sauvegarder sous forme de texte.
* Un fichier PDF consultable est un fichier qui ressemble à un document scanné (y compris les éventuels cachets et signatures manuscrites), mais qui est lisible par un logiciel de reconnaissance vocale.
Objectif ?
Ce texte masqué peut être copié par un utilisateur dans un format de son choix mais aussi être lu par le lecteur d’écran pour les utilisateurs aveugles.
A savoir !
Les fichiers PDF rendus consultables par ce procédé ne sont pas aussi accessibles que les documents exportés à partir de Word :
- Les informations relatives aux titres et descriptions textuelles ne sont plus disponibles (lisibles par un logiciel d’assistance) dans un document scanné
- Il est possible de zoomer dans un document PDF, mais les lettres ne sont pas nettes si le PDF n’est pas de qualité suffisante et si la fonction d’habillage du texte (façon dont Word va positionner le texte autour d’une image ou une forme) ne marche pas.
Le problème le plus ennuyeux est que la reconnaissance de texte (ROC) n’est pas toujours de bonne qualité avec un fichier PDF. Celle qui est intégrée dans le logiciel de scanners / imprimante est souvent de qualité moindre.
Pour vérifier que la reconnaissance de texte a réussi, sélectionnez (avec Ctrl A) le texte (dans le texte masqué) et collez-le (avec Ctrl V) dans un nouveau fichier texte. Vous ne pourrez malheureusement pas corriger les erreurs si vous ne disposez pas d’un logiciel spécialisé.
Si vous publiez régulièrement des documents en ligne, il est judicieux d’investir dans un meilleur logiciel ou d’envisager de proposer les documents (également) dans un autre format.