Wanneer je samen met een ontwerpbureau een brochure, jaarverslag of ander document ontwerpt, zorg er dan voor dat zij je een toegankelijk pdf-bestand ter beschikking stellen.
Vermeld in het overheidscontract en in het contract met het agentschap dat je:
- Documenten wil ontvangen in standaard CMYK-kleuren klaar om te worden gedrukt (kleurcode).
- Toegankelijke pdf-bestanden voor de website in pdf/A-formaat wil krijgen.
De documenten die zij je zullen verstrekken moeten aan de volgende kenmerken voldoen:
- De tags moeten op de juiste manier worden geplaatst voor:
- de taal
- de structuur van de effecten
- de secties
- de opsommingen
- Alle afbeeldingen moeten tekstuele equivalenten hebben. Je kunt ze hem aanleveren, zodat hij ze alleen maar hoeft in te voegen.
- Alle hyperlinks in het document moeten aanklikbaar zijn.
- De leesvolgorde moet correct zijn. De ontwerper kan dit bijvoorbeeld definiëren met behulp van het paneel "Artikelen" in InDesign.
- Het document moet de functie 'Herverdeling' (Afbeelding --> Herindeling) correct ondersteunen. Dit betekent dat tekstregels op de juiste plaats worden onderbroken wanneer een gebruiker de tekst vergroot. De ontwerper kan dit configureren met het 'Lagen' paneel in InDesign.
- Het document kan niet worden beveiligd met een wachtwoord of kopieerbeveiliging (gebruikers moeten de tekst vrij kunnen kopiëren om deze bijvoorbeeld in een leesprogramma te kunnen plakken).
- Contrastregels voor webinhoud zijn ook van toepassing op pdf-bestanden.
Naast deze eisen kun je een ontwerpbureau ook inschakelen voor:
- Een inhoudsopgave ('bookmark list') voor het hele document. Het verschijnt in een zijbalk in Adobe Reader en in Preview op MacOS. Het maakt het veel gemakkelijker om door een lang document te navigeren.
- Om het bestand te verkleinen door de resolutie van de beelden te verlagen. Een resolutie van 300 dpi is meer dan voldoende. Beelden met een hogere resolutie kunnen het laden van het document vertragen en het document wordt mogelijk niet correct weergegeven wanneer een gebruiker probeert in te zoomen.