Le type de fichier, le langage utilisé, la lisibilité des documents, la structure des informations, les images utilisées peuvent être source d’incompréhensions. Veillez à simplifier chaque élément pour que l’information soit fluide, claire et facilement accessible.
En cas de problème, vous pouvez toujours prendre contact avec l’équipe de support du SPF BOSA.
Comment vous y prendre ?
1. Choisir le bon format
Evitez de publier des informations gouvernementales en format PDF car ils sont plus difficiles à trouver et à utiliser.
- Publiez vos informations sur une page web accessible en format HTML
Vous pourrez atteindre un plus grand nombre de personnes tout en leur offrant un maximum de confort de lecture, notamment sur les smartphones.
2. Utiliser un langage simple
Utilisez un langage simple, compréhensible par tous, particulièrement pour les personnes présentant un handicap cognitif ou un trouble de l’apprentissage ou celles ne maîtrisant pas correctement le français. Les messages simples assurent une bien meilleure communication pour tous.
- Expliquez les termes techniques, juridiques et les abréviations
3. Veiller à une bonne lisibilité
Un texte informatif clair possède :
- Un titre significatif
- Des phrases courtes
- Des paragraphes concis, un texte aéré et clair
- Une police d’écriture type Arial ou Helvética, càd sans serif
- Une taille de caractère de minimum 12 points
- Des contrastes nets (cf règles de contrastes)
- Des encadrés pour mettre en évidence des informations plus importantes
Evitez :
- Les phrases complètes en majuscules
- De souligner votre texte, sauf s’il s’agit d’un hyperlien
- Les formes et des couleurs comme seule et unique manière de communiquer
- Les présentations trop complexes. Misez sur des colonnes de textes simples et continues
Veillez à :
- Décrire clairement avec un texte chaque hyperlien pour savoir vers où il mène
- Utiliser les tableaux uniquement pour des données. Ils doivent être simples. Evitez de diviser ou de fusionner les cellules
- Ajouter toujours des textes descriptifs aux images ou graphiques. Veillez à ce que le texte explicatif corresponde bien à l’image
- Aligner votre texte à gauche. Evitez d’utiliser l’option pour justifier automatiquement le texte (afficher les paragraphes sous formes de rectangles)
4. Structurez votre document
Comment procéder ?
- Utilisez des en-têtes et des sous-titres significatifs
- Utilisez des listes numérotées (dans un plan par étapes notamment)
- Ne mettez pas des sous-titres en gras, mais servez-vous des styles de titres pour créer une hiérarchie : «’Titre 1’, ‘Titre 2’, etc… (sur Word, section « conception » en français, « design » en anglais dans la barre d’outils)
- Veillez également à formater et structurer correctement votre tableau. Cela permettra aux lecteurs d’écran de reconnaître la structure d’un tableau et de lire son contenu de façon compréhensible.
- N’insérez pas un tableau parce que vous voulez que votre texte s’affiche en colonnes. Utilisez les propriétés de votre CMS.
- Utilisez les styles de titres car ils aident les utilisateurs à parcourir plus rapidement le document et servent de points de repère aux personnes avec un handicap de lecture. Ils permettent aussi :
- Ils permettent de générer plus facilement une table des matières automatique ;
- Si vous souhaitez modifier par la suite la couleur, la taille ou la police de tous les titres, il vous suffit d’adapter le style de titre ;
- Lorsque vous enregistrez un document au format HTML ou PDF, la structure reste la même et les documents sont mieux adaptés à la publication sur Internet.
Selon la version d’Office 365 ou d’OpenOffice que vous utilisez, la méthode pour structurer le texte peut varier. En cas de doute, vous pouvez toujours interroger la fonction d’aide.
5. Décrire les images
Associez aux images porteuses d’informations un texte (texte alt) dans lequel vous décrivez ce que l’on voit sur l’image.
Les images sont ainsi accessibles aux visiteurs qui ne peuvent pas les voir, mais aussi aux moteurs de recherche qui se servent de ces descriptions pour l’indexation (référencer) des documents.
Réfléchissez donc bien à votre description textuelle : les personnes qui voient uniquement les équivalents textuels devraient toujours être capables de comprendre les informations et d’utiliser le site web.
Décrire les images dans Word
- Cliquez sur l’image avec le bouton droit de la souris et sélectionnez ‘Modifier le texte de remplacement’. La fenêtre du ‘Texte de remplacement’ (ou alt text en anglais) s’ouvre.
- Dans la fenêtre ‘Texte de remplacement’, saisissez une ou deux phrases dans la zone de texte pour décrire l’objet et son contexte à une personne qui ne peut pas le voir.
- Si l’image est purement décorative, cochez la case ‘Marquer comme décoratif’
- Les versions récentes de Word proposent également la fonction ‘Générer une description pour moi’. Word utilise alors l’intelligence artificielle pour générer automatiquement une description. Relisez-la attentivement et corrigez-la si nécessaire.
Attention, ces étapes peuvent légèrement varier selon la version de Word avec laquelle vous travaillez. Servez-vous de la fonction d’aide en cas de doute.