Het bestandstype, de gebruikte taal, de leesbaarheid van de documenten, de structuur van de informatie, de gebruikte afbeeldingen kunnen allemaal een bron van misverstanden zijn. Zorg ervoor dat elk element wordt vereenvoudigd, zodat de informatie vloeiend, duidelijk en gemakkelijk toegankelijk is.

In geval van problemen kun je altijd contact opnemen met het ondersteuningsteam van de FOD BOSA.

Hoe pas je dit toe?

1. Kies het juiste formaat

Vermijd het publiceren van overheidsinformatie in Pdf-formaat, omdat dat moeilijker te vinden en te gebruiken is.

  • Publiceer jouw informatie op een webpagina die toegankelijk is in HTML-formaat.

Je zult meer mensen kunnen bereiken door hen een maximaal leescomfort te bieden, vooral op smartphones.

2. Gebruik eenvoudige taal

Gebruik eenvoudige taal die iedereen kan begrijpen, vooral voor mensen met een cognitieve beperking of leerstoornis of mensen die het Nederlands niet vloeiend spreken. Eenvoudige berichten zorgen voor een veel betere communicatie voor iedereen.

  • Leg technische en juridische termen uit, maar ook afkortingen.

3. Zorg voor een goede leesbaarheid

Een duidelijke informatieve tekst heeft:

  • Een betekenisvolle titel
  • Korte zinnen
  • Beknopte alinea's, luchtige en duidelijke tekst
  • Een Arial- of Helvetica-lettertype, d.w.z. zonder schreef
  • Een lettergrootte van ten minste 12 punten
  • Scherpe contrasten (zie contrastregels)
  • Kadertjes om belangrijkere informatie te benadrukken

Vermijd:

  • Volledige zinnen in hoofdletters
  • Het onderstrepen van jouw tekst, tenzij het een hyperlink is.
  • Vormen en kleuren als enige manier om te communiceren
  • Te complexe presentaties: focus op eenvoudige en doorlopende tekstkolommen

Zorg ervoor dat je:

  • duidelijk met tekst elke hyperlink beschrijft om te weten waar deze naartoe leidt
  • tabellen alleen voor gegevens gebruikt. Tabellen moeten eenvoudig zijn. Vermijd daarom om cellen te delen of samen te voegen.
  • altijd een beschrijvende tekst toevoegt aan afbeeldingen of grafieken. Zorg er ook voor dat de verklarende tekst overeenkomt met de afbeelding
  • jouw tekst links uitgelijnd is. Vermijd het gebruik van de optie om de tekst automatisch uit te vullen (geeft alinea's weer als rechthoeken).

4. Geef het document een goede structuur

Hoe doe je dit?

  • Gebruik zinvolle rubrieken en onderverdelingen
  • Gebruik genummerde lijsten (bv. in een stappenplan)
  • Zet ondertitels niet vet, maar gebruik titelstijlen om een hiërarchie te creëren: "Kop 1', Kop 2', enz... (in Word, onderdeel ‘Stijlen’ in het Nederlands, 'design' in het Engels in de werkbalk)
  • Zorg er ook voor dat je jouw tabel correct formatteert en structureert. Hierdoor kunnen schermlezers de structuur van een tabel herkennen en de inhoud ervan op een begrijpelijke manier lezen.
  • Voeg geen tabel in omdat je wil dat jouw tekst in kolommen verschijnt. Gebruik de eigenschappen van jouw CMS.
  • Gebruik rubriekstijlen omdat ze gebruikers helpen sneller door het document te navigeren en als referentiepunt dienen voor mensen met een leeshandicap. Ze staan ook toe dat :
    • Ze maken het gemakkelijker om een automatische inhoudsopgave te genereren;
    • Als je de kleur, de grootte of het lettertype van alle titels achteraf wilt wijzigen, hoef je alleen maar de titelstijl aan te passen;
    • Wanneer je een document in HTML- of Pdf-formaat opslaat, blijft de structuur hetzelfde en zijn de documenten beter geschikt voor publicatie op het internet.

Afhankelijk van de versie van Office 365 of OpenOffice die je gebruikt, is de methode voor het aanbrengen van structuur een beetje anders. In geval van twijfel, biedt de helpfunctie sowieso uitkomst.

5. Beschrijf afbeeldingen

Bevestig een tekst (alt-tekst) aan de afbeeldingen die informatie met zich meedragen waarin je beschrijft wat je in de afbeelding ziet.

Dit maakt de beelden toegankelijk voor bezoekers die ze niet kunnen zien, maar ook voor zoekmachines die deze beschrijvingen gebruiken voor het indexeren van (verwijzende) documenten.

Denk dus goed na over jouw tekstbeschrijving: mensen die alleen de tekstequivalenten zien, moeten de informatie altijd kunnen begrijpen en de website kunnen gebruiken.

Foute en correcte manier om een afbeelding te beschrijven

Afbeeldingen beschrijven in Word

  • Klik met de rechtermuisknop op de afbeelding en selecteer 'Alternatieve tekst wijzigen'. Het venster 'Alternatieve tekst' wordt geopend.
  • Typ in het venster 'Alternatieve tekst' één of twee zinnen in het tekstvak in om het object en zijn context te beschrijven aan een persoon die het niet kan zien.
  • Als de afbeelding puur decoratief is, vink je het vakje 'Markeren als decoratief' aan.
  • Recente versies van Word bieden ook de functie Een beschrijving voor mij genereren’. Word gebruikt dan kunstmatige intelligentie om automatisch een beschrijving te genereren. Kijk die altijd goed na en corrigeer indien nodig.

Hoe moet je afbeeldingen beschrijven in Word

Hou er rekening mee dat deze stappen enigszins kunnen variëren, afhankelijk van de versie van Word waarmee je werkt. Gebruik de helpfunctie als je niet zeker bent.